El portal del cliente: la entrega se reduce a dar las llaves

La entrega de una autocaravana suele alargarse mucho más de lo necesario. Antes de explicar cómo funciona el vehículo, hay que fotocopiar documentos, rellenar el contrato, firmarlo, cobrar el resto del importe y dejar la fianza. Si llegan varios clientes a la vez, la espera se nota. VanyCamper, el software de alquiler de White Storm LLC (editor de este portal), traslada esos trámites a un portal del cliente para que se hagan antes de la recogida.

Antes de la recogida

Desde el portal, el cliente puede:

• registrar a los viajeros que le acompañan;
• subir su DNI o pasaporte y su carné de conducir;
• firmar el contrato desde el móvil;
• pagar el importe pendiente;
• dejar la fianza retenida en su tarjeta;
• ampliar o mejorar la reserva, por ejemplo añadiendo días o extras.

Cuando llega a la oficina, la documentación, el contrato y los pagos ya están resueltos. La entrega se centra en lo que no se puede hacer a distancia: enseñar el vehículo y dar las llaves.

Los datos que sube el cliente sirven además para la comunicación de viajeros a SES.HOSPEDAJES, que explicamos en el artículo sobre cumplimiento sin papeleo.

Durante el alquiler

Check-in y check-out con fotos

El cliente hace el check-in y el check-out con fotos del estado del vehículo. Estas fotos quedan registradas y sirven de referencia si al final del alquiler hay que valorar un daño.

Incidencias con fotos

Si surge un problema durante el viaje (un golpe, una avería o un fallo de equipamiento), el cliente puede reportar la incidencia con fotos desde el portal, sin tener que explicarla por teléfono.

Guía de viaje

El portal incluye una guía de viaje con:

• lugares dónde pernoctar;
• servicios en ruta;
• qué visitar;
• ofertas de negocios locales.

Para el alquilador, es una forma de resolver dudas habituales del cliente sin atender llamadas.

Después del alquiler

Al terminar, el cliente puede descargar sus facturas desde el portal, sin pedirlas por correo.

Cómo implantarlo sin fricciones

1. Envía el enlace pronto. Lo ideal es hacerlo justo después de la reserva y recordarlo unos días antes de la recogida.
2. Fija una fecha límite para completar los trámites y explica qué ocurre si no se cumple.
3. Ten un plan para quien no lo complete. Siempre habrá clientes que lleguen sin hacerlo; reserva tiempo en la entrega para ellos.
4. Revisa los documentos subidos antes del día de la recogida.
5. Explica el check-out con fotos en la entrega para que el cliente sepa qué debe fotografiar al devolver el vehículo.

Qué comprobar

Pregunta en qué idiomas está disponible el portal, cómo se adapta la guía de viaje a tu zona y qué ocurre con la fianza retenida si el alquiler se alarga.

Compara estas funciones con otros programas en VanyCamper frente a otros programas de alquiler de autocaravanas. Más información en la página del fabricante: vanycamper.com.