SES.HOSPEDAJES, Verifactu, TicketBAI y multas sin papeleo

Las empresas de alquiler de autocaravanas acumulan obligaciones administrativas: comunicar los datos de los viajeros, emitir facturas conforme a los sistemas antifraude e identificar al conductor cuando llega una multa. Cada una tiene sus plazos y su formato. VanyCamper, el software de alquiler de White Storm LLC (editor de este portal), integra estas tareas en el flujo de la reserva. Este artículo explica cómo, y remite a las páginas de normativa del portal para el detalle legal.

Comunicación de viajeros a SES.HOSPEDAJES

Las empresas de alquiler de vehículos deben comunicar los datos de los viajeros al Ministerio del Interior a través de SES.HOSPEDAJES. Los requisitos están explicados en nuestra guía de comunicación de viajeros a SES.HOSPEDAJES.

En VanyCamper el proceso funciona así:

• El cliente sube sus datos en el portal del cliente antes de la recogida: viajeros, documentos de identidad y carné.
• Comprobación previa. Antes de enviar, el programa revisa los datos para detectar errores o campos incompletos.
• Envío automático a SES.HOSPEDAJES.
• Avisos cuando el plazo de comunicación está en riesgo y cuando un envío ha sido rechazado.
• Registro de cada comunicación, para poder demostrar qué se envió y cuándo.

Verifactu y TicketBAI

En facturación, el programa emite facturas conforme a Verifactu, el sistema estatal, y a TicketBAI, el sistema de las haciendas forales del País Vasco. Las facturas incluyen el código QR y el encadenamiento que exigen estos sistemas.

Puedes consultar las obligaciones de cada uno en las páginas del portal sobre Verifactu en el alquiler de autocaravanas y TicketBAI en el alquiler de autocaravanas.

Identificación del conductor en multas

Cuando llega una notificación de multa de tráfico a nombre de la empresa, hay que identificar al conductor que llevaba el vehículo en ese momento. El programa:

1. busca la reserva a partir de la matrícula y la fecha de la infracción;
2. genera el documento de identificación del conductor en PDF con los datos de esa reserva.

Así se evita revisar contratos en papel para localizar quién tenía el vehículo ese día.

Textos legales y protección de datos

El apartado de cumplimiento incluye también textos legales y herramientas relacionadas con la protección de datos, necesarias cuando se tratan documentos de identidad y datos de viajeros.

Recomendaciones prácticas

1. Revisa los avisos a diario en temporada alta. Un envío rechazado sigue siendo una comunicación pendiente.
2. Pide los datos al reservar, no el día de la recogida. Cuanto antes los suba el cliente, más margen hay para corregir errores.
3. Comprueba qué sistema de facturación te corresponde según el domicilio fiscal de tu empresa.
4. Conserva el registro de comunicaciones y las facturas durante el plazo legal.
5. Responde a las multas en plazo. La identificación del conductor tiene un plazo limitado desde la notificación.
6. Si operas en Cataluña o el País Vasco, pregunta cómo se resuelve la comunicación con Mossos d'Esquadra o Ertzaintza.

Consulta cómo se comparan estas funciones con otros programas en VanyCamper frente a otros programas de alquiler de autocaravanas. Página del fabricante: vanycamper.com/soluciones/cumplimiento.