Registro de viajeros Ertzaintza: alquiler de autocaravanas

En el País Vasco, las empresas que alquilan autocaravanas o campers sin conductor comunican cada contrato a la Ertzaintza, a través del servicio para empresas de alquiler de vehículos del Departamento de Seguridad del Gobierno Vasco. La norma de referencia es la Orden de 25 de noviembre de 2022 (BOPV núm. 235, de 12 de diciembre de 2022), que aplica en Euskadi el Real Decreto 933/2021. Los datos exigidos y el plazo de 24 horas son los mismos que en el resto de España.

Qué norma aplica en Euskadi

El marco general es estatal. El Real Decreto 933/2021 regula el registro documental y la comunicación de datos en el hospedaje y en el alquiler de vehículos a motor sin conductor, y su régimen sancionador es el de la Ley Orgánica 4/2015 (lo explicamos en la página sobre SES.HOSPEDAJES y alquiler de vehículos).

En Euskadi, la seguridad ciudadana corresponde a la Ertzaintza en virtud del artículo 17 del Estatuto de Autonomía. Por eso el Departamento de Seguridad aprobó dos órdenes de 25 de noviembre de 2022, una para hospedajes y otra para alquiler de vehículos. La que interesa a una empresa de autocaravanas es la Orden de 25 de noviembre de 2022, del Vicelehendakari Primero y Consejero de Seguridad, sobre la forma de cumplir las obligaciones de registro y comunicación a la Ertzaintza de quienes alquilan vehículos a motor. Sus puntos principales son estos:

• Ámbito (art. 1). Se aplica a cualquier actividad de alquiler de vehículos a motor sin conductor realizada en la Comunidad Autónoma de Euskadi, con independencia de la modalidad, la forma jurídica del titular o su organización.
• Derogación. Sustituye a la Orden de 18 de mayo de 2012, que solo se refería a turismos.
• Entrada en vigor. Desde el 2 de enero de 2023.
• Base legal. Se apoya en el artículo 25 de la Ley Orgánica 4/2015 y en el Real Decreto 933/2021.

Obligaciones que fija la orden

Datos a comunicar

El anexo de la orden vasca reproduce los bloques del anexo II del real decreto estatal:

1. Arrendador: NIF o CIF, nombre de la empresa, municipio, provincia, país, dirección completa, teléfonos, web y correo electrónico.
2. Arrendatario: nombre o razón social, apellidos, sexo, número y tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE o NIF), nacionalidad, fecha de nacimiento, residencia habitual, teléfonos y correo.
3. Conductor principal: los mismos datos personales, residencia permanente y permiso de conducir (tipo, validez, número y número de soporte).
4. Segundo conductor, si lo hay: los mismos datos.
5. Transacción: datos del contrato (referencia, fecha, lugar y firmas), recogida y devolución (lugar, fecha y hora), vehículo (marca, modelo, matrícula, bastidor, color, tipo, kilómetros de salida y llegada, y GPS si lo tiene) y pago (forma, medio, titular, caducidad de la tarjeta y fecha).

Si recoges ya estos datos para el resto de España, tu contrato sirve también en Euskadi. Revisa los campos con la guía de contrato de alquiler de autocaravana.

Sistema de comunicación y alta

En su página de actividades relevantes para la seguridad ciudadana, la Ertzaintza ofrece dos servicios para alquiler de vehículos:

• Servicio para empresas de alquiler de vehículos: área privada reservada a empresas registradas. Se accede con certificado digital.
• Servicio de comunicaciones para agencias: pensado para agencias de viajes y operadores turísticos que intermedian. También requiere certificado digital.

El alta de usuarios se solicita con el formulario de Solicitud de Alta de usuario de la aplicación de alquiler de vehículos (código AV). En él se indica "Alta" como tipo de operación, se elige el tipo de entidad (empresa o persona) y se añade cada usuario en "Operaciones solicitadas". La baja se tramita con el mismo formulario.

Los certificados admitidos son los de Izenpe, DNI electrónico, FNMT, Camerfirma, Firma Profesional y Uanataca.

En el catálogo de trámites de euskadi.eus el servicio figura como "Comunicación de alquiler de vehículos" (código 1089801). Lo gestiona la Dirección de la Ertzaintza, y el contacto que figura es la Unidad de Seguridad Privada (946 079 260, seguridadprivada@ertzaintza.eus).

Las fuentes oficiales consultadas no describen públicamente ni un servicio web ni un formato de fichero para conectar un programa de gestión con el sistema de la Ertzaintza. Si necesitas automatizar los envíos, pregunta por esa posibilidad en el canal de contacto oficial. También puedes consultar en el comparador de software qué programas declaran conexión con la Ertzaintza.

¿Sustituye a SES.HOSPEDAJES?

Esto es lo que se puede afirmar con fuentes oficiales:

• La orden vasca obliga a comunicar a la Ertzaintza todos los alquileres de vehículos realizados en Euskadi.
• La nota informativa de la Ertzaintza de 24 de septiembre de 2024, emitida ante la puesta en marcha de la base de datos estatal el 2 de diciembre de 2024, indica que los establecimientos situados en el ámbito competencial vasco seguirán comunicando y registrando sus operaciones en los ficheros del Departamento de Seguridad.

Lo que no hemos encontrado es un texto oficial, ni del Ministerio del Interior ni del Gobierno Vasco, que diga expresamente que una empresa de alquiler de vehículos con sede en Euskadi queda exenta de SES.HOSPEDAJES, o que ambos sistemas intercambian los datos. Las guías del sector entienden que en Euskadi basta con la Ertzaintza, pero esa lectura no se apoya en una disposición expresa.

Hay además un caso dudoso: los alquileres que se contratan o se entregan fuera de Euskadi, por ejemplo en una base situada en otra comunidad. Lo prudente es pedir confirmación por escrito a la Ertzaintza y, si procede, al Ministerio (ses.hospedajes@interior.es).

Qué significa para tu empresa de alquiler

• Si alquilas desde Euskadi, solicita el alta de usuario en la aplicación de alquiler de vehículos de la Ertzaintza (código AV) antes de tu primer contrato.
• Consigue un certificado digital admitido, por ejemplo de Izenpe o de la FNMT, para la persona o la representación de la empresa.
• Comunica en 24 horas cada reserva, entrega, anulación y modificación.
• Conserva el registro informático tres años.
• Si tienes bases fuera de Euskadi, esas operaciones pueden ir a SES.HOSPEDAJES o, en Cataluña, a los Mossos d'Esquadra.
• Pide confirmación escrita a la Ertzaintza sobre la relación con SES.HOSPEDAJES y guárdala.
• Recuerda que en Euskadi también tienes obligaciones fiscales propias, como TicketBAI.
• Confirma tu caso con un gestor o asesor antes de dejar de usar cualquier canal.